( الأنظمة الإدارية نور-
فارس )
متطلبات التحول من الإدارة التقليدية
إلى الإدارة الإلكترونية :
يعتبر إدخال تكنولوجيا المعلومات والحاسب
الآلي والاتصالات ثورة حقيقية في عالم الإدارة ، مفادها تحويل الأعمال والخدمات الإدارية
التقليدية إلى أعمال وخدمات إلكترونية ، وظهور إدارة إلكترونية تعمل على حماية الكيان
الإداري والارتقاء بأدائه ، وتحقيق الاستخدام الأمثل للخدمات بسرعة عالية ودقة متناهية
، بما تُسهم به من دعم ومساندة لأجل تبسيط
الإجراءات الإدارية وتسهيل وتسريع عملية صنع القرار، وتمكين الإدارات من التخطيط
بكفاءة وفاعلية للاستفادة من متطلبات العمل ، وتقديم جودة الخدمات الإلكترونية وفق
معايير فنية وتقنية عالية تواكب العصر.
ومتطلبات مشروع الإدارة الالكترونية:
إنّ مشروع
الإدارة الالكترونية شأنه شأن أي مشروع أو برنامج آخر يحتاج إلى تهيئة البيئة المناسبة
لطبيعة عمله , كي يتمكن من تنفيذ ما هو مطلوب
منه , وبالتالي يحقق النجاح والتفوق , وإلا سيكون مصيره الفشل , وسيسبب ذلك خسارة في
الوقت والمال والجهد , ونعود عندها إلى نقطة الصفر, فالإدارة هي ابنة بيئتها , تؤثر
وتتأثر بكافة عناصر البيئة المحيطة بها , وتتفاعل مع كافة العناصر السياسية والاقتصادية
والاجتماعية والثقافية والتكنولوجية ؛ لذلك فان مشروع الإدارة الالكترونية يجب أن يراعي
عدّة متطلبات منها :
* البنية التحتيّة: إن الإدارة الالكترونية
تتطلب وجود مستوى مناسب إن لم نقل عال مـن البنية التحتيّة التي تتضمن شبكة حديثة للاتصالات
و البيانات و بنية تحتيّة متطورة للاتصالات السلكية و اللاسلكية تكون قادرة على تأمين
التواصل و نقل المعلومات بين المؤسسات الإدارية نفسها من جهة و بين المؤسسات و المواطن
من جهة أخرى .
* توفر الوسائل
الالكترونية اللازمة للاستفادة من الخدمات:
التي تقدمها الإدارة الالكترونية والتـي نستطيع بواسطتها التواصـل معهـا ومنها أجهـزة
الكمبيوتر الشخصية والمحمولة والهاتف الشبكـي وغيرها مـن الأجهـزة التـي تمكننـا
من الاتصال بالشبكة العالمية أو الداخلية في البلد وبأسعـار معقولـة تتيـح لمعظـم النـاس
الحصول عليها.
* توفر عدد
لا بأس به من مزودي الخدمة بالأنترنت : ونشدد
على أن تكون الأسعار معقولة قدر الإمكان من أجل فتح المجال لأكبر عدد ممكن من
المواطنين للتفاعل مع الإدارة الالكترونية في أقل جهد وأقصر وقت وأقل كلفة ممكنة.
* التدريب
و بناء القدرات: وهو يشمل تدريب كافة الموظفين على طرق استعمال
أجهزة الكمبيوتر وإدارة الشبكات وقواعد
المعلومات والبيانات وكافة المعلومات اللازمة للعمل على إدارة وتوجيه “الإدارة الالكترونية"
بشكل سليم ويفضل أن يتم ذلك بواسطة معاهد أو مراكز تدريب متخصصة وتابعة للحكومة، أضف
إلى هذا أنه يجب نشر ثقافة استخدام "الإدارة الالكترونية" وطرق ووسائل
استخدامها للمواطنين أيضا وبنفس الطريقة السابقة .
* توفر مستوى مناسب من التمويل:
بحيث يمكّن التمويل الحكومة من إجراء صيانة
دورية وتدريب للكوادر والموظفين والحفاظ على مستوى عال من تقديم الخدمات ومواكبة أي
تطور يحصل في إطار التكنولوجيا و "الإدارة الالكترونية" على مستوى العالم
.
* توفر الإرادة
السياسية: بحيث يكون هناك مسؤول أو لجنة محددة تتولى
تطبيق هذا المشروع وتعمل على تهيئة لبيئة اللازمة والمناسبة للعمل وتتولى الإشراف على
التطبيق وتقييم المستويات التي وصلت إليها في التنفيذ .
*
وجود التشريعات و النصوص القانونية: التي تسهل عمل الإدارة الالكترونية وتضفي
عليها المشروعية والمصداقية وكافة النتائج القانونية المترتبة عليها.
* توفير الأمن الالكتروني و السرية الالكترونية: على
مستوى عال لحماية المعلومات الوطنية والشخصية ولصون الأرشيف الالكتروني من أي عبث والتركيز
على هذه النقطة لما لها من أهمية وخطورة على الأمن القومي والشخصي للدولة أو الأفراد.
* خطة تسويقية دعائية شاملة للترويج لاستخدام الإدارة الالكترونية: وإبراز
محاسنها وضرورة مشاركة جميع المواطنين فيها والتفاعل معها ويشارك في هذه الحملة
جميع وسائل الإعلام الوطنية من إذاعة وتلفزيون وصحف والحرص على الجانب الدعائي وإقامة
النـدوات والمؤتمـرات واستضافة المسؤولين والـوزراء والموظفين في حلقات نقاش حول الموضوع
لتهيئة مناخ شعبي قادر على التعامل مع مفهوم الإدارة الالكترونية. بالإضافة إلى هذه
العناصر يجب توفير بعض العناصر الفنية والتقنية التي تساعد على تبسيط وتسهيل استخدام
الإدارة الالكترونية بما يتناسب مع ثقافة جميع المواطنين ومنها: توحيد أشكال المواقع
الحكومية والإدارية وتوحيد طرق استخدامها وإنشاء موقع شامل كدليل لعناوين جميع المراكز
الحكومية الإدارية في البلاد .
أساليب تطوير النظم
الإدارية من خلال تطبيق مفاهيم الجودة الشاملة :
إن تطوير الأنظمة الإدارية يستلزم بعض المتطلبات
التي تسبق البدء بتطبيق هذا البرنامج حتى نتمكن من تحقيق ما نسعى إليه بفعالية والحصول
على النتائج المرغوبة ومن هذه المتطلبات الرئيسية المطلوبة من خلال تطبيق مفاهيم الجودة
الشاملة :
إعادة
تشكيل ثقافة المؤسسة
|
الترويج
والتسويق للبرنامج
|
التعليم
والتدريب
|
الاستعانة
بالاستشاريين
|
تشكيل
فريق العمل
|
التشجيع
والحفز
|
الإشراف
والمتابعة
|
استراتيجية
التطوير
|
وهناك عدة مراحل يتم فيها
تطوير النظم الإدارية تتلخص في التالي :
|
||
1
|
تحديد المشكلات
|
يأتي تطوير النظام الإداري تلبية لحاجات
ملحة ولتقديم حلول لمشكلات الأعمال المختلفة
|
2
|
دراسة
الجدوى
|
تأخذ
دراسة الجدوى ثلاث أبعاد أساسية هي البعد الاقتصادي والبعد التنظيمي والجدوى التقنية
|
3
|
تحليل النظم
|
وينتج عن ذلك وصف لمكونات ومتطلبات النظام
وتشمل : المخرجات التي يقوم النظام بإنتاجها والعمليات التي يجب ان تتنفذ للحصول
على المخرجات ومدخلات النظام وكذلك الموارد الضرورية والاجراءات وقواعد عمل النظام
|
4
|
مرحلة
تصميم النظم
|
وتشمل
التصميم المنطقي والمادي لقاعدة البيانات وتحديد وتعريف البرامج
المستخدمة
في النظام وتوصيف وتصميم إجراءات العمل داخل النظام وكذلك وضع مواصفات الأجهزة المستخدمة
في النظام
|
5
|
التطبيق
|
بعد اختبار لغة البرمجة في التصميم الفعلي
لابد من اختبار للنظام بإدخال بيانات حقيقية لمعرفة نقاط الضعف ومن ثم تعديلها
|
6
|
مرحلة
التقييم
|
تعتبر
مرحلة التقييم قاعدة انطلاق نظام المعلومات للعمل في المنظمة وفق الأهداف المنشودة
|
بعض الأنظمة الإدارية المستخدمة
في وزارات التربية والتعليم في دول الخليج العربي :
البوابة التعليمية في سلطنة
عمان : هي نظام تعليمي تفاعلي وبيئة رقمية تربط عناصر
العملية التعليمية الكترونياً (الطالب، المعلم، ولي الأمر، المدرسة، الوزارة) من خلال
الانترنت وعن طريق مجموعة من البرامج والأنظمة المحوسبة بهدف تسهيل العملية التعليمية
وتقديمها في شكل أكثر فاعلية وتشويق. كما أنها تساعد على تنظيم ومتابعة الأعمال الإدارية
بجعلها أكثر إحكاماً وتنظيماً من خلال نظام المراسلات والأرشفة الإلكترونية.
وتعتبر البوابة التعليمية وسيلة للاتصال بين قواعد بيانات وزارة التربية والتعليم وبين
جمهور الوزارة الذي ينتمي إليه، سواء كانوا من الهيئة الإدارية أو التدريسية في كافة
القطاعات كالوزارة والمنطقة التعليمية والمدرسة. أو بين الطالب وولي أمره وأعضاء من
المجتمع، بهدف تقديم خدمات إلكترونية إدارية كانت أو تعليمية.
في دولة الأمارات توفر بوابة وزارة التربية والتعليم وصولا
آمناً لأهم النظم الإلكترونية المستخدمة في المدارس، وهما نظامان أساسيان:-
نظام القيد والقبول
:
الذي يُعني بجميع الإجراءات التي تخص الطالب، منذ التحاقه بالمدرسة أول مرة إلى أن
يترك الدراسة في المؤسسة التعليمية، سواء بالتخرج أو الانقطاع مرورا بانتقاله من مدرسة
لأخرى، ومن صف لأخر وغيرها من الإجراءات.
نظام التقويم والامتحانات
:
هو عبارة عن نظام، لرصد درجات الطلبة على مدار العام الدراسي، وذلك طبقا للائحة التقويم
والامتحانات المعتمدة .
- قامت دولة قطر بإنشاء بوابة التعلم الالكتروني بهدف تطوير العملية
التعليمية ، بحيث يتم من خلال هذه البوابة تحقيق المشاريع الموضوعة من قبل المجلس الأعلى
للتعليم في الدولة وهي : جهاز لكل معلم وطالب- المكتبة الالكترونية-المحتوى الالكتروني-نظام
إدارة التعلم
.تخدم
هذه البوابة الطالب والمعلم والمدرسة والتربوي
.
- أما في الكويت
ومن
خلال البوابة الالكترونية الرسمية للدولة ، ومن خلال خيار "التعليم" يمكن
للطالب تسجيل الدخول الحصول على نتائجه والنقل ومعرفة المدارس القريبة وما إلى ذلك
.
في مملكة البحرين : يمكن للطالب عن طريق موقع وزارة التربية والتعليم التعرف
على النتائج الدراسية وكشف الدرجات والتسجيل بالبعثات الدراسية سواء خارج البحرين او
داخلها ويمكنهم التسجيل بالأندية الصيفية و خدمات معادلة وتقويم المؤهل العلمي لمن
درس وتخرج من جامعة خارج البحرين والبحث عن الكتب في المكتبات العامة والاتصال بموظفي
الوزارة عن طريق البريد الالكتروني والتسجيل في برامج التعليم المستمر ... والكثير
من الخدمات
.
جوائز: لقد تم ترشيح نظام فارس من قبل اللجنة الوطنية
لمجتمع المعلومات ، للمشاركة في مؤتمر القمة العالمية لمجتمع المعلومات المقامة في
جنيف 2013 .. وقد حققت المملكة جائزة عالمية حول نظامي
(
سفير للمبتعثين ، ومنظومة ربط المدارس الكترونياً ) .
إن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفف من الاعباء
والمصاريف المالية ، ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري الذي قد يتسبب بالملل من العمل وكثرة الأخطاء البشرية الروتينية
كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الإدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة
في بيئة العمل
.
ولقد تمكنت الأنظمة الإدارية
في وزارة التربية والتعليم ( نور - فارس ) من تحقيق تلك الأهداف ، كالتالي:
( أ ) - حقق نظام نور أهدافه
من خلال :
1 -ربط المدارس بالوزارة.
2 -ربط الإدارات بالوزارة .
3 -استفادة الطلاب من النظام مباشرة ، من خلال
الطلبات التي يحتاجها الطالب .
4- استفادة أولياء الأمور من النظام مباشرة، من
خلال تنفيذ بعض الطلبات دون الرجوع للإدارة .
5 -البرنامج يتم ربطه بمركز المعلومات الوطني
مباشرة ، لذلك يكتفى عند إدخال بيانات طالب برقم سجله المدني وبذلك تستورد بياناته
مباشرة من المركز الوطني.
6 - توفير نظام متكامل للإدارة التربوية يمكن
المدرسة من تأدية وظائفها إلكترونياً ويوفر المعلومات للمستفيدين آنياً وتلقائياً.
7- شمول
النظام لجميع أنواع التعليم ومراحله.
8 - تمكين أجهزة الوزارة ومسئوليها من متابعة
سير العملية التعليمية والتربوية والحصول على التقارير اللازمة.
( ب ) - بالنسبة لنظام فارس
:
١- توفير حل متكامل وشامل لإدارة موارد وزارة التربية
والتعليم .
٢ - تحسين دقة وجودة البيانات وسلامتها المتعلقة
بالموارد المالية والبشرية وضمان الخصوصية والأمان لهذه البيانات .
٣- دعم عملية
صنع القرار في وزارة التربية والتعليم .
٤ - خفض التكاليف وتحسين الكفاءة من خلال أتمتة
الأعمال المتصلة بمهام تخطيط الموارد وإدارة العمليات في وزارة التربية والتعليم .
٥ - تزويد معلومات دقيقة عن الموظفين والتي تسمح
بقياس ومتابعة أفضل لأداء الموظفين .
٦- عملية الأتمتة تقلل من الوقت اللازم للقيام بمهام
الأعمال .
عيوب نور( من خلال
الاستخدام الشخصي ) :
1
|
عند طباعة كشوف المتابعة
( للمهارات ) والتي تتكرر في أربع فقرات
...لا يوجد خيار " الكل " لطباعتها مرة واحدة ، بل تطبع مستقلة كل على
حدة
|
2
|
يطالب النظام بمعلومات غير أساسية عند
تسجيل الطالب ، مثل :إدخال
كلمة السر ، مع العلم أنه عند استخراج النتائج يقوم الموظف بتوليد كلمة سر للمستخدمين
، ويكون لكلمات السر تاريخ صلاحية
|
3
|
عدم
وجود سجل للطالب يضم فيه درجات تحصيل الطالب في السنوات الماضية وليست الحالية فقط وأيضاً
عند استعلام الطالب في نهاية العام عن النتيجة عبر النظام تمر بعض الحالات برفض النظام
للرقم السري وأحياناً يكون الاسم غير مسجل ، لذلك حبذا لحل هذه المشكلة إضافة خاصية
"ملاحظات" تصل لفريق البرمجة مباشرة دون وسيط بحيث تؤخذ في عين الاعتبار..
وليحقق البرنامج الأهداف بمستويات أعلى
|
4
|
يتم عرض أسماء الدول أبجدياً ، والمطلوب
أن تكون الدول العربية في المقدمة ثم تليها باقي دول العالم مرتبة أبجدياً.
|
5
|
لا
يظهر في النظام الإقامات المنتهية في العام الماضي ، بل يتم فرزها حسب الشهر
|
6
|
عند طباعة الكشوف لا تتم طباعتها بشكل
مرتب، بل تظهر مختلطة
|
7
|
الدعم
الفني لا يفرز البلاغات بشكل مرتب حسب التاريخ
|
8
|
عند طباعة تعريف للمعلم لا تكون معلوماته
كاملة
|
9
|
ارتباطه
مع برامج غير مكتملة أصلاً ، كبرنامج فارس
|
أهم العوائق التي واجهت تطبيق
الأنظمة الإدارية ( نور– فارس) في الميدان
( من خلال التجارب الشخصية ) :
١- ضعف البنيه التحتية في قطاعات وزارة التربية والتعليم .
٢
-
التكلفة
المادية العالية لتجهيز القطاعات بما تحتاجه من بنيه تحتيه .
٣
-
عدم
توفر كوادر مؤهلة للتعامل مع هذه الأنظمة .
٤
-
صعوبة
نقل البيانات والمعلومات من الملفات الورقية إلى صورة بيانات إلكترونية
.
٥-
طول مدة الإعداد لهذه البرامج حتى تكون جاهزة
للتطبيق .
6-
قلة الإمكانات في المدارس و بالذات فيما يتعلق
بخدمة الاتصال .
7-
من يتولى مهمة إدخال البيانات في بعض المدارس
هي معلمة بنصف النصاب التدريسي, و لم تفرغ لهذا العمل .
8-
عندما تتعرض الأجهزة لأي عطل فني فإن الأمر
يتطلب طلب مساعدة من الدعم الفني , و قد يستغرق وقت طويل , مما يتسبب في تعطل العمل
و توقفه في المدرسة , ولا سيما أيام الاختبارات .
9-
مقاومة هائلة للتغيير من قبل الموظفين الحكوميين
الذين يخشون على عملهم المستقبلي بعد تبسيط الإجراءات وتنظيم العمليات الحكومية .
10-
عدم استعداد المجتمع لتقبّل فكرة الإدارة الإلكترونية ( سواءً كانت نور أو فارس )
.
11-
نقص في القدرات على صعيد قطاع تكنولوجيا المعلومات
والاتصالات .
12-
انعدام المساءلة: أي أن أنظمة الرقابة والمساءلة في المجال الإداري غير فعال على الرغم
من كثرة الهيئات الرقابية أو التأديبية لم يتوصل إلى الآن لضبط المخالفات والحد من
سوء الإدارة .
الرابط بين نظامي نور وفارس
(العلاقة):
العلاقة
بين النظامين هي أن فارس سيعتمد على نظام نور في الحصول على البيانات الأساسية لكل
موظف والتي تقوم إدارة عمله بإدخالها ، ليقوم بدوره في احتساب الراتب والخصم وما إلى
ذلك .
كذلك
مشروع فارس للإدارات التعليمية ما يخص الموظف وما يتعلق بحياته الوظيفية من التعيين
إلى التقاعد والمعني بهذا الأمر الشؤون المالية والإدارية بجهاز الوزارة والإدارات
التعليمية .
بالنسبة
لمشروع نور فهو معني بالشؤون التعليمية ، فالجوانب التي يركز عليها التنظيم لعمل الإدارة
المدرسية والمعلومات الخاصة بمنسوبيها وما يرتبط بها من جداول وإحصاءات وأعمال الاختبارات
، أما ما يتعلق بما يخص الوظيفة والراتب وما يتعلق بهذا الشأن فلا يدخل ضمن هذا البرنامج
.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق